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作為一項常規性的公共管理工具，人事檔案制度自20世紀50年代建立以來，對我國的信用建設、社會管理、福利分配等作出了重要貢獻。在此過程中，我國人事檔案制度與單位制等相關社會管理制度“共生共榮”，獲得了社會民眾的普遍認同。然而，隨著我國從計劃經濟向市場經濟的轉型，以及社會治理方式的轉型，我國人事檔案制度的弊端也不斷凸顯出來。近年來，諸如死檔棄檔、虛假檔案、克隆檔案等問題不斷出現，社會組織、用人單位以及社會民眾對人事檔案制度逐漸產生不信任。部分媒體調查顯示，近年來我國人事檔案制度的信任程度不斷降低。對此，部分學者將其歸因於計劃經濟向市場經濟轉型、單位制度與身份制度的瓦解以及民眾流動性增強等客觀環境及制度變化。筆者認為，除卻這些原因，我國人事檔案制度有效運行的前提要求與現實情形之間存在的諸多矛盾，也是造成信任度降低的重要因素。
全面與有限：人事檔案信息與行政管理資源的矛盾
人事檔案信息的全面性與檔案制作、管理部門行政資源的有限性之間存在矛盾。根據我國《檔案法》《干部檔案工作條例》《流動人員人事檔案管理暫行規定》《企業職工檔案管理工作規定》等相關法律法規，我國人事檔案內容包括履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，學歷和評聘專業技術職務材料（包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評聘專業技術職務、考績、審批材料），政治歷史情況的審查材料（包括甄別、復查材料和依據材料，黨籍、參加工作時間等問題的審查材料），參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料，獎勵材料（包括科學技術和業務獎勵、英雄模范先進事跡），處分材料（包括甄別、復查材料，免於處分的處理意見），錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料，以及其他可供組織上參考的材料等，幾乎涵蓋了個人全部信息。然而，除干部人事檔案外，相關既有法律法規並未明確上述各種檔案信息的具體負責部門以及不同檔案信息的制作要求和相應形式要件，從而導致不同機構制作形成的檔案信息在內容、形式等各方面存在較大差異。同時，從理論上來說，檔案制作部門有義務保証檔案信息的真實、准確和完整，但絕大多數檔案信息並非由專職部門制作（組織人事信息除外），在有限的行政管理資源約束下，檔案信息制作部門在確保正確的評價信息的同時也會造成檔案信息空泛無物、提供的有效信息較少。此外，對人事檔案管理部門而言，目前除組織部門對干部人事檔案管理相對完備外，人社局、人才交流中心和有保管資質的企業通常隻有少數幾名工作人員負責檔案管理工作，在有限的行政資源約束下，要完成上述各類檔案信息的管理工作，其難度可想而知。
公正與偏私：檔案制作部門與檔案主體的矛盾
相關部門如實記載檔案信息與理性經濟主體之間存在矛盾。檔案信息的有效性取決於各部門在檔案信息的記錄、收集、整理及保管等過程中公正無私、客觀真實地記錄檔案主體的各種信息。然而，檔案制作部門由於和檔案主體之間存在天然的密切關系，很難做到完全客觀公正地記載所有檔案信息﹔同時，由於檔案信息的保密性，客觀上使得檔案制作部門有可能受個人主觀情緒影響而對檔案信息的記錄、收集與整理等工作以及檔案所有權人產生重大影響。現實中，部分案例已經暴露出這個問題，如廣州江某訴廣州市某儲運公司案件中，江某作為公司人事檔案保管員在辭職前將個人人事檔案擅自取出，然后將勞動合同撕毀並以此主張單位未在規定期限內與其簽訂勞動合同而向公司索取雙倍工資。
專業與完整：完善檔案信息與建立協調機制
我國人事檔案制度信任機制的建立與完善要解決上述問題，可以從以下幾方面著手：
逐步完善人事檔案信息內容。我國《檔案法》《干部檔案工作條例》等相關法律法規規定的人事檔案信息內容主要關注檔案主體的政治性方面信息，但在市場經濟條件下檔案信息應更多強調關注市場信息，即檔案主體參與市場經濟所需的基本履歷、履約與違約情況、社會責任意識等信息，這對於國家人事管理、組織及單位人事任免等工作無疑具有重要意義。
保障人事檔案信息的客觀真實。為實現人事檔案的信息供給功能，需通過制度設計監督並確保檔案信息制作部門提供真實可靠的檔案信息，客觀公正地記錄及評價檔案主體。為此，可以要求檔案主體在填寫、提供人事檔案有關材料時補充驗証信息客觀真實性的渠道，例如提供獎勵單位的聯系方式、提供材料的依據等﹔檔案信息要對檔案所有權人適度放開，所有權人如認為檔案信息有誤，有權提出異議並在監督管理部門核查確認的基礎上修正不實信息。
成立專業化檔案信息管理組織。目前我國人事檔案資料是由國家檔案行政管理部門、縣級以上地方各級政府的檔案行政管理部門、機關團體的檔案管理機構或檔案管理人員、檔案館等保管，檔案管理部門普遍存在工作人員不足、機構不受重視等問題。為改變這種現狀，可以合理借鑒吸收歐美等國家相關經驗，成立專業化的信用信息管理機構，將人事檔案管理、信息更新、檔案交接傳遞等事宜納入專業化的機制來運行。
建立健全檔案信息的異議協調機制。建立並完善關於檔案遺失、檔案信息虛假、管理體制不完善等方面的異議協調及糾紛處理機制，合理確定各方主體的權責，逐步提高我國檔案制度的可信度。
（作者單位：西南財經大學法學院、中共成都市委宣傳部）
